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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für das Online‑Bewerbungsverfahren
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO:
WI Energy GmbH
Auf dem Petrisberg 4
54296 Trier
Telefon: 0651 / 999886-0
Handelsregister: HRB 43777 (Registergericht: Wittlich)
Datenschutzbeauftragte
Name: Sanja Kudus-Besirevic
E-Mail: sanja.kudus-besirevic@bechtle.com
Telefon: +49 212 3390 401
2. Zweck, Kategorien der verarbeiteten Daten und Rechtsgrundlagen
2.1 Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung entgegenzunehmen, zu prüfen und das Auswahlverfahren durchzuführen sowie vorvertragliche Maßnahmen zu ergreifen. Bei Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses dienen die Daten zudem der Begründung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses.
2.2 Kategorien personenbezogener Daten
  • Stammdaten: Name, Anrede, Kontaktdaten (E‑Mail, Telefonnummer), ggf. Anschrift.
  • Bewerbungsdaten: Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikations‑/Weiterbildungsnachweise), Positionsangaben, Kanal der Stellensuche, ggf. von Ihnen angegebene Profile (z. B. LinkedIn).
  • Kommunikationsdaten: Inhalte der Korrespondenz, interne Vermerke zum Bewerbungsprozess.
  • IT‑Nutzungsdaten (beim Besuch der Recruiting‑Seite): Log‑Daten, Cookie‑/Session‑Informationen (vgl. Abschnitt 6 und 7).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit) werden von uns nicht aktiv angefordert. Sollten Sie solche Informationen freiwillig übermitteln, verarbeiten wir sie nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist (z. B. Schwerbehinderteneigenschaft) oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Zusätzlich können wir – soweit für die Besetzung der Stelle erforderlich – Informationen aus berufsorientierten, öffentlich einsehbaren Profilen (z. B. XING, LinkedIn) verarbeiten. Erfolgt die Datenerhebung nicht unmittelbar bei Ihnen, informieren wir Sie hierüber gemäß Art. 14 DSGVO.
Eine Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung.
2.3 Rechtsgrundlagen
  • Bewerbungsverfahren und vorvertragliche Maßnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.
  • Begründung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses (bei Einstellung): § 26 Abs. 1 BDSG.
  • Berechtigte Interessen (z. B. IT‑Sicherheit, Systembetrieb, Abwehr/ Durchsetzung von Ansprüchen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Einwilligung (z. B. Talent Pool; evtl. freiwillig mitgeteilte besondere Kategorien): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für besondere Kategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b, h DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
3. Empfänger und Kategorien von Empfängern
  • Interne Empfänger: Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind (z. B. Personalabteilung, Fachvorgesetzte, Geschäftsführung).

Darüber hinaus können Ihre Bewerbungsdaten – soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist – an folgende Unternehmen der WI‑Unternehmensgruppe weitergegeben werden:

    • WI Energy Entwicklungs GmbH
    • WI Energy Technik GmbH
    • WI Energy Invest GmbH
    • WI Energy Verwaltungs GmbH
    • WI Management GmbH
    • GreenPower digital GmbH

Die Verarbeitung in diesen Konzerngesellschaften erfolgt zu denselben Zwecken wie in unserem Unternehmen, insbesondere zur Prüfung Ihrer Eignung für offene Stellen und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Soweit eine darüberhinausgehende Nutzung Ihrer Daten in der Unternehmensgruppe (z. B. für zukünftige, derzeit noch nicht konkret absehbare Vakanzen in anderen Konzerngesellschaften) erfolgen soll, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie gesondert erteilen können.


  • Auftragsverarbeiter: Personio GmbH & Co. KG als Anbieter der Bewerbermanagement‑Plattform (siehe Abschnitt 8). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht.
  • Weitere Empfänger: nur, sofern gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Behörden) oder zur Rechtsverteidigung erforderlich. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU.
4. Speicherdauer und Löschung
  • Bewerbungsdaten: Grundsätzlich Speicherung bis zur Besetzung der Stelle und 90 Tage über das Ende des Bewerbungsverfahrens hinaus (Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Anschließend Löschung bzw. Anonymisierung (nur noch statistische Metadaten ohne Personenbezug, z. B. Anzahl der Bewerbungen, Geschlechteranteile, Zeitverläufe).
  • Talent Pool: Nur bei getrennter ausdrücklicher Einwilligung. Speicherdauer: 90 Tage nach Ende des Bewerbungsverfahrens, wenn keine erneute Einwilligung erteilt wird. Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich (vgl. Abschnitt 5).
  • Bei Einstellung: Übernahme relevanter Bewerbungsdaten in die Personalakte und Speicherung mindestens für die Dauer des Arbeitsverhältnisses; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.


5. Einwilligung, Widerruf und Widerspruch
  • Einwilligung (Talent Pool): Die Aufnahme in unseren Talent Pool erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (separate Checkbox im Bewerbungsformular). Sie ist freiwillig und nicht Voraussetzung für das Bewerbungsverfahren.
  • Widerruf: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E‑Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1).
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
6. Zugriffs‑, Fehler‑ und Sicherheitsprotokolle (Server‑ und Error‑Logs)
Beim Aufruf der Recruiting‑Seite werden aus technischen und sicherheitsrelevanten Gründen automatisch Protokolldaten verarbeitet (z. B. Domainname, Browser‑/Version, Betriebssystem, IP‑Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Ressourcen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse, Missbrauchs‑/Zugriffskontrolle).
Speicherdauer: bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht insoweit regelmäßig nicht, da die Verarbeitung für den sicheren Betrieb zwingend erforderlich ist.
7. Cookies und ähnliche Technologien
Auf der Recruiting‑Seite kommen nur technisch erforderliche, funktionale und ggf. eng begrenzte Performance‑Cookies zum Einsatz (z. B. Spracheinstellung, Session‑Funktionen, Zuordnung des Bewerbungskanals, rein statistische Auswertung der Stellenausschreibungs‑Performance ohne profilscharfe Nachverfolgung).
  • Speicherdauer: bis zu 1 Monat bzw. bis zum Ende der Browser‑Sitzung.
  • Endgerätezugriff: Soweit hierfür Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (unbedingt erforderlich).
  • Folgeverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Auswertung und Optimierung der Recruiting‑Seite).
  • Deaktivierung: Sie können Cookies in Ihren Browser‑Einstellungen deaktivieren; dies kann zu Funktionseinschränkungen der Recruiting‑Seite führen.
8. Verarbeitung durch den Betreiber der Recruiting‑Seite (Personio)
Diese Recruiting‑Seite wird von der Personio GmbH & Co. KG, Rundfunkplatz 4, 80335 München, betrieben (Telefon: +49 (89) 1250 1005; Datenschutz: datenschutz@personio.de).
Personio stellt die Bewerbermanagement‑Software bereit und verarbeitet Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Für den Betrieb der Plattform verarbeitet Personio zusätzlich technische Daten (vgl. Abschnitte 6 und 7).
Hosting/Verarbeitung: ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (sofern Endgeräteinformationen zwingend erforderlich sind).
9. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten
Die Bereitstellung Ihrer Bewerbungsdaten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Die Mitteilung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht erforderlich; teilen Sie uns solche Informationen nur mit, wenn dies für das Verfahren notwendig ist (z. B. Nachweis einer Schwerbehinderung).
10. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben – je nach Voraussetzungen der DSGVO – insbesondere folgende Rechte:
  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 1).
Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO).
Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland‑Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, www.datenschutz.rlp.de.
12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen im Bewerbungsverfahren abzubilden. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung bei Ihrem erneuten Besuch oder einer erneuten Bewerbung.
13. Allgemeine Datenschutzerklärung des Unternehmens
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung für das Online‑Bewerbungsverfahren gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, abrufbar auf unserer Unternehmenswebsite.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.